Hukuk Bürolarında kurumsal gelişim ve Yönetici Avukat gelişim projeleri gerçekleştirirken gördüğüm en büyük güncel sıkıntılardan biri, ofis yönetiminin düşük performanslı, vasat çalışanları iyileştirmede ve onları geliştirmede yaşadığı zorluklardır. Yönetim becerileri düşük olan Avukatların bu durumla başa çıkması maalesef zordur. Aslında, her çalışan potansiyelini sonuna kadar kullanmak ister. Kimse vasat bir Avukat olarak kalmak için hukuk bürolarında çalışmaz.

İşe alım sürecinde ve sonrasında yaşanan yönetimsel hatalar nedeniyle Avukatlar düşük performans veya minimum performans göstermeye başlarlar. Yapılan uyarılar sanki hiç yapılmamış gibi aynı hatalar tekrarlanır ve düşük kaliteli, özensiz iş çıktıları Yönetici Avukatın üzerine yığılır. Yönetici Avukat ekibin arkasını toplamaktan, kaleye gelen sayısız topu kurtarmaktan bitap düşer ve kurumsal olarak bu ekiple büyümenin aslında çok da akıllı bir iş olmadığını düşünmeye başlar. İşi emanet edecek birilerini bulamamak, her şeyi mikro yönetimle kontrol eden paranoyak bir kişiliğe bürünmek, Yönetici Avukatı işten soğutmaya başlar. “Neden bu Y,Z nesli beni anlamıyor?” “Benim gibi yapmıyor, yapmak istemiyor?” “Genç Avukatlar neden bu kadar çok hata yapıyor?” “Neden işi benim kadar sahiplenmiyor?” sorularını kendine sormaktan yorgun düşer. 

Bununla birlikte, ekip üyelerinden bazıları arzu edilen şekilde çalışmıyor ve bireysel hedeflerine ulaşamıyorsa, ekibin morali bozulabilir ve kurumsal hedeflere ulaşmak güçleşebilir. Yöneticinin ve düşük performanslı çalışanın bu soruna acilen bir çözüm bulması adil olanıdır.

Her yönetici kariyer yolculuğunda düşük performanslı çalışanlarla karşılaşır. Bazen bu çok sık olur. Lider pozisyondaki kişi bu durumu yönetmeyi öğrenmelidir. Birçok işe yarayan etkili yöntem olmakla birlikte, aynı zamanda durumu içinden çıkılamayacak hale getiren yollar da mevcuttur. Diğer taraftan, her profesyonel çalışan, kendisinden ne beklendiğini mutlaka bilmelidir ve öğrenmek için ısrarcı olmalıdır. Eğer beklentilerin ne olduğu konusunda çalışanın kafasında bir netlik oluşmamışsa, kişinin düşük performanslı olduğunun farkında olması güçleşir. Peki, öyleyse düşük performanslı çalışanın arzu edilen yönde değişmesi için neler yapılmalıdır?

1.     Kendimize sorulacak sorular

Bir yönetici olarak öncelikle bu soruları kendimize sorarak ve cevaplarını arayarak çalışanla temas kurmalıyız.

·       Her çalışana kendisinden ne beklediğimi açık bir şekilde ifade ettim mi?

·       Karşı taraf beklentilerimi tam olarak anladı mı?

·       Düşük performansın ortaya çıkması ile oluşabilecek olumsuzların farkındalar mı?

·       Teknik konularda ihtiyaç duyacakları eğitimleri kendilerine bire bir veya grup olarak verdim mi?

·       Düşük performanslı olduklarının farkındalar mı?

Eğer düşük performans gösterdiklerinin farkında değillerse konuyla yüzleşmek yerine çalışanların eğitim almalarını sağlamak daha doğru olacaktır.

2.     Duygusal çatışmalardan kaçınmak

Duygu yoğun bir tartışmanın kimseye faydası olmayacaktır. Ne siz ne de düşük performans gösteren kişi, suçlayıcı ifadelerden, sorgulamalardan veya tehdit edici davranışlardan yarar görür. Sakin kalabilmek ve sıkıntının çözümüne odaklanmak en doğru olanıdır. 

3.     Hazırlık yapmak

Çalışanla performans toplantısı yapmadan evvel yeterince veri toplamanız gerekmektedir. Elinizde kesin deliller ve durumlar olmadan bir performans değerlendirme toplantısına girmemelisiniz. “Yeterince iyi çalışmıyorsun” şeklinde açıklamalar karşı taraf için bir anlam ifade etmez. “Neye göre ve kime göre iyi çalışmıyorum?” gibi ters sorulara maruz kalınabilir. Performansı doğru ölçmek ve performans koçluğu yapabilmek için metrik değerlerinizin ve kurallarınızın olması gerekir. 

4.     Kesin verilerle hareket edin

Çalışanla performans düşüklüğü hakkında konuşmak için, eğer konu sayısal hedeflerine ulaşmadan yaşadığı sorunlar ise, iş hedeflerinizin sayısal dökümü elinizin altında olmalıdır. Sıkıntı eğer kurum kültürüne uygun olmayan davranışların gösterilmesiyse, kurum içi iş yapma prosedürünün ve iş rehberinizin toplantı masasının üzerinde olması önemlidir. Tartışmanın her hangi bir yanlış anlamaya yer vermeyecek şekilde icra edilmesi gerekir. Karşı tarafa net bir mesaj vererek, kendisinden beklenenlerin uzağında olduğu ona ispatlarıyla gösterilmelidir.

5.     Düşük performansla hemen mücadeleye girişin

Düşük performans gösteren bir çalışanla hemen ilgilenmezseniz, ofisin geneline bu performans seviyesini kabul ettiğiniz şeklinde bir mesaj vermiş olursunuz. Bu da hem bu çalışan hem de diğer ekip üyeleri için istenmeyen kötü bir mesaj olur. Çünkü düşük performans bulaşıcıdır. Üzüm üzüme baka baka kararır. Düşük performans gözünüze çarptığı anda en hızlı şekilde çalışanın dikkati çekilmelidir. Bu amaçla yapılacak tüm toplantılar sıkıntıya çözüm bulmak için olmalıdır. Toplantının %80’inde dinleyici olmanız ve %20 sinde sizin konuşmanız gerekir. Oluşturacağınız birlik havası, kurumun gelişim aşamalarında çalışanın kendisine değer verildiğini hissetmesini sağlar ve moral yükseltici olur. Çalışanın bunu anlaması sağlandığında toplantının diğer aşamalarına geçebilirsiniz.

6.     Dışsal faktörleri dikkate alın

Düşük performans hali bir anda ortaya çıktıysa, çalışanın özel hayatından kaynaklanabilecek durumları dikkate almalısınız. Geçici bir durum olabilir. Ev taşıma, boşanma, yeni doğan bir bebek, yaşanan bir sağlık sorunu, vefat durumu önemli dışsal faktör sınıfına girer. Diğer taraftan, kişinin kurumunuzda ne kadar zamandır çalıştığına da bakın. Uzun zamandır terfi alamamış olması veya ekip içinde yaşanan anlaşmazlıklar da performans düşüşüne etki eden faktörlerdir.

7.     Yeterli eğitimi çalışanlara verin 

Çalışanların işlerini layıkıyla yapmalarına imkân verecek doğru eğitimleri almalarını mutlaka sağlayın. Alacakları eğitimlerin kendi mesleki gelişimleri ve iş yapma becerilerine fayda sağlayacak türden olmasına dikkat edin. Elde edecekleri becerilerin iş hedeflerine daha kolay ulaşmalarına yardımcı olması esas amaçtır. Eğitimleri nasıl geliştirebileceğinizi onlara sorun. Öğrenmek ve geliştirmek istedikleri başka konular olup olmadığını öğrenin. Onları hedeflerine ulaşmalarından alı koyan eksiklerin neler olduğunu tespit edin.

8.     Çalışanları nelerin motive ettiğini öğrenin

Çalışanı nelerin motive ettiğini bilmeden onu yönetmeye kalkmak hedefe ulaşmanızı güçleştirir. Ekip üyelerinizi daha yakından tanımak için zaman harcamanız ve onlara sorular sormanız gerekir.

·       Orta ve uzun vadeli hedeflerin nelerdir? Nelere özlem duyuyorsun?

·       İş arkadaşlarına destek olabilmek için neler yaptın ve daha neler yapabilirsin?

·       Kariyerinde 12 ay sonra neler olmasını istersin?

 Bu tarz sorularla her çalışanı nelerin özel olarak motive ettiğini anlamanız mümkün olur. Ekibinizdeki kişilerin doğru görevlere atanmalarını da bu yolla garanti altına alırsınız.

9.     Kurumun varlık amacında hangi rolde olduklarını onlara gösterin

Çalışanların büyük resmi görmelerini sağlarsanız ve bu resimde nerede bulunduklarını ve bunun ne kadar önemli olduğunu onlara gösterirseniz, çalışanın kuruma olan aidiyet duygusunu güçlendirirsiniz. Mesleki varlıklarının kurum içi önemini bu şekilde izah ettiğinizde daha yüksek bir çalışan bağlılığı sağlarsınız.

10.  Yönetim hakkında ne düşündüklerini ve ne beklediklerini öğrenin

Düşük performanslı bir çalışanı oyuna kazandırmak için en iyi tekniklerden biri yönetim olarak kendisine nasıl yardımcı olabileceğinizi sormaktır. Bu yaklaşım çalışanın şeffaf bir şekilde kafasından geçenleri sizinle paylaşmasına imkân verir. Bunu açık iletişimle yüz yüze yapabilir veya kapalı zarflı anket yoluyla da fikirlerini öğrenebilirsiniz.

11.  Performans hedeflerini birlikte belirleyin

Düşük performanslı bir çalışanın ayağa kaldırılması aşamasında bireysel performans hedeflerini belirlemede onları da karar mekanizmasına katmanız önemlidir. Belirli, ölçülebilir, ulaşılabilir, anlamlı ve süre sınırlı hedefleri birlikte belirlemek için iş birliği yapın.

12.  Takip süreci oluşturun

Etkin yöneticiler çalışanlarıyla yaptıkları performans görüşmelerinden sonra mutlaka iyileşme sürecini takip ederler. Verilen sözlerin ve taahhütlerin zamanında yerine getirilip getirilmediğini izlerler. İş hayatında göstereceğiniz bu takipçilik takdir görür. Ciddiyetiniz herkes tarafından anlaşılır. Çalışanların gelişimini ve iyiliğini isteyen yaklaşımınız kurum içinde moralleri yükseltir.

13.  İlerlemeyi ödüllendirin

En ufak bir ilerleme varsa mutlaka ödüllendirin. Takdir edin, alkışlayın. Çalışanın size ve kuruma yabancılaşmasını garantili bir şekilde sağlamanın yolu, gösterdiği ilerlemelere kayıtsız kalmaktır. Süreç boyunca gelişen performansıyla ilgili kendisine geri bildirimler verin. Ödül denilince hemen akla finansal ödüller gelmemelidir. Samimi bir teşekkür veya “İyi iş çıkarıyorsun, kendinle gurur duymalısın” gibi sözler çalışanların ayaklarını yerden kesmeye yetecektir.    

14.  Süreklilik arz eden düşük performansa müdahale edin

Eğer düşük performans devam ediyorsa, en hızlı bir şekilde bu duruma el koymanız gerekir. Bu konuda ciddi olduğunuzu ve bu durumu asla kabul etmeyeceğinizi çalışanın anlaması önemlidir. Bu duruma ani müdahale edilmemesi ve göz yumulması canla başla çalışan diğer ekip üyelerinin de işi sermesine neden olur. Bulaşıcı olan bu hastalığın hızla karantinaya alınması önceliğinizdir.

15.  Vedalaşmaya hazır olun

Öyle veya böyle bazen bazı çalışanlarınızla vedalaşmak zorunda kalırsınız. Çünkü arzu etseniz de herkesi iyi etmeniz mümkün olamaz. Tüm çabalarınıza rağmen artık nabzı atmayan çalışanlar olabilir. Son durumda yapılacak şey tüm bu çaba ve yatırımınıza rağmen iyileşmeyen çalışanla yollarınızı ayırmak olacaktır. Aksi takdirde tüm ekibi oyundan düşürmek, moralleri sıfırlamak ve adil çalışma ortamının kalmadığı bir ofise dönüşmek riski artar.

Fark ettiyseniz düşük performansla mücadele, yönetim becerilerinin yoğun ve etkin kullanıldığı bir iştir. Yöneticiler genellikle çeşitli mazeretler öne sürerek performans sorunlarıyla yüzleşmek ve ilgilenmek istemezler. Her profesyonelin saat gibi kusursuz çalışmasını arzu ederler. Akıllarından geçenlerin çalışanlar tarafından hemen anlaşıldığını düşünürler. İşler istedikleri gibi gitmediğinde de yaşanan iş aksamaları ve verimsizlikler nedeniyle bireysel ve kurumsal olarak yıpranırlar. Bu verimsiz sonuçlarla karşılaşmak istemeyen her yönetici düşük performanslı çalışanları iyi etme konusunda becerikli olmak ve kendini bu konuda geliştirmek durumundadır.